見えないIT負債を増やさないPC運用──企業がまず手を付けるべき3つの視点

企業が抱えるコストは、目に見える機器購入費用だけではありません。

たとえば、社内に眠るPC、更新されないクラウド契約、利用されていないデータ。これらは数字にならずとも、保管コスト・セキュリティリスク・環境負荷という形で将来に借金を残す可能性があります。

まず取り組むべきは「何が使われ、何が眠っているか」を洗い出すこと。使われていない機器の棚卸し、未契約もしくは無管理のツールの見直し、活用されていないデータフォルダの整理――いずれもすぐに着手できる作業です。

次に、PCやツールの導入時には買ったら終わりではなく手放しまで計画するという姿勢を取り入れましょう。契約段階で「使用期限」「返却」「再整備」「再利用」のルールを設けることで、使い捨て型から循環型への転換が始まります。

さらに、機器を長く使うという選択も重要です。最新モデルを追うのではなく、内部クリーニングやメモリ増設・設定最適化によって2年、3年と使い続けられるケースは珍しくありません。これは単なるコスト削減ではなく資源を使い切る戦略です。

また、データ管理も持つから使うへと視点を変えましょう。

クラウドだからといって無制限に保存しておくと、情報が埋もれ、管理負荷も高まります。「1年以上アクセスされていないフォルダを削除」「古い取引先情報をアーカイブ化」といったルールを設けるだけで、セキュリティも向上します。

最後に、これらを実践するための社内ルールとして三つの原則を提示します。

1. 「購入前に手放し方を決める」

2. 「資産は使われ方で持つ」

3. 「契約・データは使わないなら削除する」

これらを守ることで、企業のIT運用は軽く、透明になり、未来に借金を残さない状態へと近づきます。