結局どれが正解？～Google WorkspaceとMicrosoft 365、選ぶべきは～

「どっちがうちに合うのか、いまだに決めきれない……」そう悩む企業担当者は多いのではないでしょうか。

クラウドオフィスの導入は、会社の業務効率やセキュリティ、コミュニケーションに直結する大きな決断です。そして今、その2大選択肢として挙げられるのが「Google Workspace（旧G Suite）」と「Microsoft 365（旧Office 365）」。結論から言えば、どちらが優れているということはなく、自社の業務スタイルや優先順位によってベストな選択肢は異なります。この記事では、何を基準に選ぶべきかを、迷っている人の目線に寄り添いながら整理していきます。

まず押さえておきたい：基本の違い

どちらも「クラウド上で使えるオフィスツール一式」という点では共通ですが、成り立ちも、思想も、得意分野も違います。Google Workspaceは「オンライン作業・共同編集」を前提とした軽快さが特徴。一方Microsoft 365は「従来のOffice操作性・高機能」をそのままクラウド対応させた形。

つまり、どちらが正解かというよりは、普段の仕事のやり方で決まると言えるのです。

判断に迷うのは、「どちらも一長一短」に見えるから

以下のような“悩ましさ”を感じていませんか？

• Google Workspaceの操作は直感的だけど、慣れたExcelがやっぱり恋しい

• Microsoft 365は多機能だけど、チームでの同時編集がぎこちない

• Googleは社内チャットや日程調整がスムーズ。でもOutlookの予定表に慣れていて移行が不安

この「どちらにも良さがある」という感覚こそ、多くの企業が選定を後回しにしてしまう要因です。

機能比較よりも、社内の現実を基準に

では、どんな観点で判断すればいいのでしょうか？カギになるのは、「社員が今どんなツールを使っていて、どんな働き方をしているか」。たとえば

• 紙文化が根強い会社や複雑な帳票作成が多い部署では、Microsoft 365の方がスムーズに移行しやすいことが多いです。

• 一方で、テレワーク中心のチームやデジタルに強い若手が多い会社は、Google Workspaceのスピード感が合いやすい傾向があります。

つまり、「今すでにある社内のOSに、どちらが馴染みやすいか？」という視点が、有効な判断軸になります。

コストだけで決めると、失敗する

もちろんコストは重要ですが、「Googleの方が安いから」や「Microsoftのライセンスがあるから」といった理由だけで決めると、後から隠れた不一致に気づくことも。

たとえば、Google Workspaceは一見安く見えても、パワーユーザーが多いと「やっぱりExcelじゃないと困る」となって、Officeのライセンスを別途買う羽目に……なんてことも。

逆に、Microsoft 365を導入したのに、「うちではTeamsもWordも誰も使ってない」なんてこともあります。

実は一番大切なのは、「自社の未来像」

選定で迷ったときこそ、「今」ではなく「これから」に目を向けてみてください。

今後、ペーパーレス化やリモート化を推進したいのか？それとも社内の働き方を柔軟に変えていきたいのか？それとも、今の体制を活かしながら、少しずつクラウド化したいのか？未来のビジョンにフィットするツールを選ぶ方が、長期的には社内の混乱も減り、コストパフォーマンスも上がります。

“ハイブリッド構成”という選択肢もある

実は、Google WorkspaceとMicrosoft 365を使い分けている企業も少なくありません。

たとえば、経理部門はExcel前提なのでMicrosoft 365を使い、マーケや制作部門はGoogle Workspaceでリアルタイム編集を重視…というように、部署や用途ごとに併用するケースもあります。どちらか一方に決めきれない場合は、「どちらも使ってみる」ことで見えることもあるかもしれません。

迷ったら、現場に聞くこと

選定は経営判断でもありますが、最終的に使うのは現場の社員です。ですから、「どちらが優れているか」ではなく、「どちらが自社の社員にとって自然に使えるか」という視点で選ぶことが、最も失敗が少ない判断になるのではないでしょうか。

現在お使いのパソコン環境も、クラウド導入における重要な要素です。もし「動作が遅い」「セキュリティが不安」「Officeの互換性がない」などの課題がある場合、環境の見直しから始めることもおすすめです。