◆展示会用PCならレンタルが効率的～失敗しないための事前チェックリスト～

KOBAYASHI
6 日前
読了時間: 3分

展示会やイベントの準備で頭を悩ませることのひとつが「PCの調達」です。購入するにはコストがかかりすぎるし、中古を買ってしまうとその後の管理や廃棄が問題になります。こうした場面で活用されるのが「短期レンタル」。必要な台数を必要な期間だけ利用できるため、効率的で柔軟性の高い方法です。ただし、便利だからこそ「当日になってトラブルが起きた」という事態も少なくありません。展示会は一度きりの機会。事前の確認不足がそのまま機会損失につながります。そこで今回は、展示会やイベントでPCレンタルを利用する際に確認しておきたいチェックポイントをまとめました。

1. 必要な台数・スペックを明確にする

まずは「どんな用途で」「何台必要か」を正確に把握することが重要です。展示会では、来場者の受付端末、アンケート用PC、デモ体験用、スタッフ業務用など、役割ごとに必要なスペックが異なります。

デモ用：処理能力が高めのモデル
アンケート、受付用：軽量で持ち運びやすいノート型
スタッフ用：Officeがスムーズに動けば十分

レンタル業者に相談する際は、用途を伝えたうえで必要な性能を確認しておきましょう。

2. ソフトウェア・OSのバージョンを確認

展示会では「ソフトが起動しない」「OSのバージョン違いで使えない」といったトラブルが起きがちです。特にプレゼン用やデモ用のアプリは、バージョン依存が強いケースもあります。

OSの種類（Windows 10 / 11 など）
アプリの事前インストール可否
Officeやブラウザのバージョン

これらを確認することで、当日の「動かない！」を防げます。

3. ネット環境との相性をチェック

展示会では会場のネットワークに依存することが多く、ここがトラブルの温床になりやすいポイントです。

会場のWi-Fiにすぐ接続できるか
有線LANを利用する場合のポート有無
事前にテスト用アカウントや接続情報を確認できるか

「ネットにつながらない」だけで業務は滞り、来場者の体験は大きく損なわれます。必ず事前に業者と相談しましょう。

4. 周辺機器・設置環境も忘れずに

PC本体だけでなく、周辺機器や設置環境の確認も欠かせません。

マウスやキーボードは台数分そろっているか
HDMI・USB-C変換アダプタなど接続機器は必要か
会場の電源タップ・延長コードの有無
設置スペースに余裕があるか

ちょっとした抜け漏れが大きな不便につながるので、当日をイメージしてリストアップしておくと安心です。

5. データ管理とセキュリティ

展示会は不特定多数がPCに触れるため、データ管理とセキュリティ対策が欠かせません。

展示会専用アカウントで運用する
終了後のデータ消去を業者に依頼できるか確認
USBメモリなど外部媒体の持ち込みルールを徹底

セキュリティ事故は信用問題に直結します。ここは「念には念を」の姿勢が重要です。

6. サポート体制を確認する

どれだけ準備を整えても、トラブルがゼロとは限りません。そんなときに頼れるのがレンタル業者のサポート体制です。

当日のサポート窓口はあるか
予備機を手配できるか
配送遅延や回収の柔軟性があるか

サポート体制の有無は、実は価格以上に重要な要素です。

まとめ

展示会やイベントでPCをレンタルすること自体は、非常に合理的な選択です。しかし、「安く借りられたから大丈夫」と油断すると、当日思わぬトラブルに見舞われることもあります。

大切なのは、事前のチェックリストをきちんと確認すること。台数・スペック・ネット環境・セキュリティ・サポート体制までを押さえておけば、当日は安心して展示に集中できます。